会社の情報は「誰の・どの状態か」で分ける——AIが読める正本にする2軸と3原則

「うちの会社のことをAIに聞くと、聞くたびに答えが変わる」。AI導入の相談で、いちばん多く聞く言葉です。理由はAIの性能ではありません。会社の情報が、誰の情報で・いまどんな状態かに分けられていないからです。この記事では、会社の情報をAIが読める正本にする、分け方の設計を持ち帰れる形で書きます。

会社の情報は、なぜ「なんとなく」でしか整理されないのか

中小企業の情報は、たいてい複数の場所に散らばっています。就業規則はExcel、顧客担当者の名前はチャットの履歴、原価の推移は紙の帳簿、競合の動きは社長の頭の中。ひとつひとつは間違っていません。困るのは、AIにまとめて聞いたときです。

同じ質問をPCのAIとスマホのAIに投げると、参照する場所が違うので答えも違います。担当者が代われば、さらに崩れます。原因は情報の量ではありません。何を、どこに、どんな基準で置くかという分け方が、そもそも決まっていないことです。

なぜ賢いAIが会社のことを毎回ゼロから聞き直すのかは、別の記事で扱いました。この記事は「なぜ起きるか」ではなく「どう分けるか」を扱います。整理は目的ではありません。会社の事実と判断を、次の意思決定に使える状態にすることが目的です。

AIツールを増やすほど、この崩れは目立つようになります。ツールは情報を探す速さを上げますが、探す先の情報がバラバラなら、速く見つかる答えもバラバラなままです。ここで要るのは新しいツールではありません。情報を置く前の、共通の基準です。

AIは優秀。でも、昨日を覚えていない

理解が会話の中に閉じている限り、次の人にも次のAIにも引き継げない。自社の営業資料より。

設計に名前をつける——「会社の脳」と2つの検問

分け方を決める前に、まず設計に名前を付けます。NGraphではこれを「会社の脳」と呼んでいます。特別なシステムではなく、書き込む側・正本・読み出す側という3つの場所を、ひとつの流れとしてつなぐ設計です。

現場の決定や変更、教訓、メモや写真が入り口から入ります。入る前に、内容を確かめる関所を置きます。ここを通ったものだけが正本に積み上がります。読み出す側は、PCのAIでもスマホのAIでも、同じ場所を同じ基準で読みに行きます。答えを出す前にも、もう一つ関所を置きます。正本を読んでいなければ、答えさせません。この出口側の関所は別の記事で詳しく書いたので、この記事では深掘りしません。

「会社の脳」の全体構図

正しい情報だけが入り、許されたAIだけが読み、根拠付きで答える。訂正も新しい決定も、また入口へ戻る。自社の営業資料より。

正本と検問だけでは終わりません。AIの記憶そのものは会話をつないでいるだけで、会話が終われば消えます。判断の根拠を残すのは、AIの記憶ではなく会社の正本の役目です。AIは日々賢くなっていきますが、それでも会社の正本の代わりにはなりません。担当者が変わっても、AIが変わっても、判断の基準は正本に残ります。

AIは借りる。資産は持つ

AIの記憶は会話をつなぐもの。判断の根拠を残すのは会社の正本の役目。自社の営業資料より。

設計に名前を付けておくと、不具合が起きたときに直す場所がすぐ分かります。入り口が壊れているのか、正本の置き方が崩れているのか、読み出し口が違う基準で読んでいるのか。名前の無いまま3つをひとかたまりに扱っていると、どこから手を付ければいいか誰にも判断できません。

分ける基準は2つだけ——ABC整理×状態整理

分け方の基準は2つだけです。ひとつは、その情報が誰のものかという軸。もうひとつは、その情報がいまどんな状態かという軸です。この2軸を掛け合わせると、会社の情報はすべて次の6マスのどこかに収まります。

情報を、会社の正本にする——ABC整理×状態整理

「誰の情報か」×「状態は何か」の2軸だけで、AIも人も同じ基準に揃う。自社の営業資料より（図をタップすると原寸で開きます）。

判別の仕方は簡単です。情報を見たら「この主語は、自社か・特定の相手か・自社の外側か」を自分に問います。次に「これは決めなければ変わらないことか、決めなくても勝手に変わることか」を問います。答えが出れば、置き場所が決まります。

例えば、取引先の担当者名はB列の決まっていることに入ります。同じ取引先でも、いま進んでいる商談の状況はB列の動いていることです。同じ相手についての情報でも、中身が変われば行き先が変わります。

他の列も同じ要領です。A列の決まっていることは、就業規則や商品の仕様、誰が何を決める権限を持つかという役割分担です。A列の動いていることは、今月の売上や原価、進行中の案件がいまどこまで進んだかです。C列の決まっていることは、業界にかかる制度や法令、競合が存在するという事実そのものです。C列の動いていることは、その制度がいつ改正されるか、競合がいまどう動いているかという期限や動向です。迷ったら、まず主語を確かめ、次に決めなければ変わらないか・決めなくても変わるかを確かめる。この順番を崩さなければ、担当者が変わっても同じマスに落ち着きます。

このシリーズには個人用のブレインを構築する記事もありますが、そちらのABCは意味が違います。個人版はA=ずっと変わらない事実・B=いま動いている案件・C=鍵とパスワードという、保存する情報の性質で分けた3分類でした。今回のABCは、情報の主語が自社か・相手か・外部環境かで分けています。同じ記号を別の軸に使っているので、読み比べるときは混同しないよう注意してください。

正本に保存する3原則、それぞれ守らないと何が起きるか

原則は3つです。表だけでは伝わらないので、破ったときに何が起きるかとセットで書きます。

「要確認」という印も、原則のひとつです。担当者が忙しく、根拠をすぐに確かめられないことは実際にあります。そこで数字だけを先に書いてしまうと、あとで誰も「確かめていない」ことに気づけません。要確認の印を付けたまま正本に置いておけば、次に読んだ人が未検証だと分かります。印を付けることは手を抜くことではなく、手を抜いていないと記録する作業です。

自社では、この3原則を検問の判定基準としてそのまま使っています。「根拠の無い金額は保存できない」という検問を置いてから、出どころの分からない数字が正本に残っていた件数はゼロです。ただしこれは自社環境での実測であり、他社に同じ効果を約束するものではありません。

入れる前の検問——どう運用するか

情報を入れる場所は、正本そのものではなく入り口です。現場の決定・変更・教訓、メモ・写真・ファイルが最初に集まります。ここで大事な線引きがひとつあります。提案は正本に入れません。承認を経て決定になってから、初めて入れます。検討中のものと決まったものを同じ場所に置くと、読み手はどちらか分からなくなります。

入り口の先に検問を置きます。検問は3つを確かめます。まず、この情報がABCと状態のどのマスに入るか。次に、日付・根拠・更新者があるか。最後に、不明な点が残っていれば「要確認」と印を付けて通します。止めて終わりにはしません。

検問を通すのは、専任の担当者である必要はありません。現場で決定した本人が、入力の最後に自分でこの3つを確かめる形にすると、あとから他の人が確認する手間そのものが要らなくなります。確認をあとの工程に送ると、その場にいなかった担当者が判断を推測することになり、かえって誤りが増えます。

入り口に検問を置くと、正本に残るものが変わります。うちの入り口では、日付と根拠の無い数値はそもそも保存できません。書き手が気をつけるのではなく、書けない形にしてあります。この判定を入れてから、出どころの分からない数字が正本に残ったことはありません。

読み出し側も同じ基準で確かめています。同じ質問を4つの経路のAIに投げて、同じ答えが返るかどうか。返らなければ、AIの出来ではなく正本の書き方が揃っていない、と判断します。

「AIが正本を読まずに答えてしまう」ほうの悩みがあれば無料相談・無料AI診断で一緒に洗い出します。

自社で始めるなら——最小の実践パス

読者の会社で始めるときも、いきなり全部を正本に移す必要はありません。順番があります。

対象を大きく取りすぎると、分類の基準を決めるだけで何週間もかかります。最初の対象は、迷わず選べる小さな範囲にするほど、5段目まで早く到達できます。

5段目を飛ばす会社が多いです。分類して保存しただけでは、AIが読める状態になったかどうかは分かりません。実際に聞いて、根拠付きの答えが返ってくるところまで確かめて、初めて正本と呼べます。

まとめ

ここまでの分け方は、そのまま御社の情報にも当てはめられます。基準が2軸と3原則しかないぶん、担当者が代わっても、部署が違っても、同じ結果に落ち着きます。会社の脳を構築し、どのAIに聞いても同じ正本から根拠付きで答えられる状態まで、現場に入って一緒に作るのがこの支援の中身です。