AIに任せていいのは文字だけだった——営業資料15枚の移植で2回差し戻された理由と、イラストと書体の渡し方

AIに営業資料を作らせると、文章と見出し、表はそのまま使えます。作り直しになるのはイラストとロゴ、それに書体です。うちは承認済みのデザイン15枚をPowerPointに移す作業で、2回差し戻されました。1回目の原因は書体、2回目はイラストです。中小企業基盤整備機構の調査によると、AIを導入した企業の82.6%が生成AIを使っていて、その使い道の代表例として挙がっているのが「文章・資料作成」です。導入目的の1位も業務効率化・作業時間の短縮で87.0%を占めています。つまり資料作成は、多くの会社が最初にAIを試す場所であり、しかも効率化という目的にそのまま直結する作業だということです。この記事では、その2回で何が起きたのかと、同じところで作り直しにならないための任せ方・確かめ方を書きます。

AIに資料を作らせると、どこで作り直しになるのか

結論から言うと、本文の文章や見出し、表や箇条書きはAIにそのまま任せられます。作り直しになるのは、図解やイラスト、ロゴ、書体、ページ番号です。どれも、AIが元のデザインを見ずに似せて描くか、開く相手のパソコンの状態に左右されるものです。うちが承認済みの完成デザイン15枚を、あとから文字を直せるPowerPointへ移植したときも、そのまま使えたのは文字で、差し戻しの理由は毎回、イラストか書体か仕組みのどれかでした。この境目を知らないまま任せると、うまくいった部分だけを見て「AIに作らせて大丈夫だった」と早合点しやすくなります。要素ごとに整理すると、次のようになります。

文字はそのまま使えて、イラストは作り直しになる。この差がどこから来るのかを、次の章で見ていきます。

なぜ文章はそのまま使えて、イラストだけ品質が届かないのか

AIが最後に画面へ出しているのは、実は文字の並びです。文章を書くときはもちろん、資料のテキストボックスの中身も、AIから見れば同じ文字列という出力です。文字列は書いた通りにそのまま渡せるので、誤字さえ無ければそのまま正しく出ます。

一方、図解やイラストをAIに描かせると話が変わります。AIは線や図形を組み立てて、見た目を似せて描こうとします。元のイラストやロゴが実際にどんな線でできているかをAIは知らないので、似せて描き直すことしかできません。うちの2回目の差し戻しは、これが原因でした。承認済みのイラストやロゴをAIに描き直させたところ、品質が元のデザインに届かず不合格になっています。

だから任せ方の基準は単純です。文字は編集できる形のまま渡し、絵は元の画像のまま置く。この2つを混ぜると、あとから直せないものが増えていきます。

どこをAIに任せてよいかの見極めは、FDE型AI導入支援でも毎回最初に確認している点です。

Googleは「文字も描ける」と書いている。それでも資料の文字は画像にしない

画像生成AIの公式ドキュメントを見ると、話はもう少し込み入ってきます。Googleが公開している画像生成モデルのドキュメントは、読みやすく様式化された文字を描けることをモデルの特長として挙げていて、使い道の例としてインフォグラフィックやメニュー、図、マーケティング用の素材を挙げています。公式は「文字も絵として描ける」と言っているわけです。

それでも、うちは資料の本文を画像にすることをしません。理由は品質ではなく、あとから直せるかどうかです。文字を画像の一部にしてしまうと、1文字の誤字を直すだけでもページを描き直すことになります。編集できるテキストのまま渡しておけば、誤字は文字を打ち直すだけで済みます。公式が「描ける」と言っていることと、うちが「画像にしない」と決めていることは矛盾していません。描けるかどうかと、あとから直せるかどうかは別の問題だからです。

インフォグラフィックのタイトルのように、そもそも編集する予定が無い一枚絵の中の文字なら、画像にしてしまってよい場面もあります。線引きは「あとで直す可能性があるか」の1点です。SNS投稿用の1枚絵や、公開して終わりのバナーのように、その先ずっと文字を直さないと決めているものなら、公式が挙げているインフォグラフィックやメニューの作り方のとおり、文字ごと画像にしてしまって構いません。逆に、営業資料や提案書のように相手の反応を見て何度も直す前提のものは、文字を画像にした時点で「直せる資料」ではなくなります。

うちで起きた2回の差し戻し

ここまでは考え方の話でした。実際に何が起きたのかを書きます。

なぜ中小企業が最初に踏むのがこの地雷なのか

うちが踏んだ地雷は、特殊な話ではありません。中小機構の調査では、AIを導入した企業のうち82.6%が生成AIを使っていて、想定される使い道の代表例として文章・資料作成が挙がっています。導入目的の1位も業務効率化・作業時間の短縮で87.0%です。

資料に関して言えば、中小機構の調査資料には「生成AI：文章・資料作成、アイデア出し」という説明がそのまま載っています。会社としてAIを使い始めた瞬間に、最初に手を伸ばす先として名指しされている作業だということです。

一方で、事例や選び方の情報は足りていません。成功事例や活用事例などの情報が十分に入手できていると答えられなかった企業は計83.3%、適切なベンダーや製品を選定する情報が十分にあると答えられなかった企業は計79.8%にのぼります。「社内においてIT・AIの必要性への理解がある」と答えられた企業も45.1%にとどまり、必要性の共有すら半分に届いていません。資料作成という入りやすい場所に足を踏み入れる企業は多いのに、そこで何につまずくかを知る手段はほとんど無いということです。うちが実際に踏んだ書体と絵の地雷も、この情報不足の一部だと考えています。

よくある失敗3つ

うちの経験と公式の情報を合わせると、よくある失敗は3つに絞れます。3つとも、出来上がったものを受け取る前にどこまで確かめたか、という話です。

① 制作ツールの中のプレビューで検収する

制作ツールのプレビューは、そのツールの中でだけ正しく見える画面です。うちの1回目の差し戻しは、プレビューでは位置のズレが±6ピクセル以内に収まっていたのに、実際のPowerPointで開くと書体が置き換わって全文がゴシック体になっていました。プレビューで合格にした資料でも、開く相手のアプリで開き直すまでは検収を終えたことになりません。

② 図版・ロゴをAIに描き直させる

承認済みのイラストやロゴをAIに似せて描き直させると、線や色が元のデザインからズレます。うちの2回目の差し戻しはこれが理由でした。写真やイラストは描き直さず、元のデザインのファイルから必要な部分を切り出して使うほうが確実です。

③ 書体を埋め込まずに渡す

Microsoftの公式ドキュメントは、すべてのTrueTypeフォントを埋め込めるわけではないと明記しています。フォントを作った側が、埋め込みを不可にしたり、プレビューと印刷だけに制限したりする設定を持っているためです。埋め込みに対応するアプリの版も、Windows版が先に対応が進み、Mac版はあとの版から対応する広がり方をしてきました。書体を埋め込まずに渡すと、うちの1回目の差し戻しと同じことが、相手の環境で毎回起きます。

検収の手順を仕組みにしたい場合は、FDE型AI導入支援の無料相談で今の任せ方を一緒に見直せます。

任せ方と、受け取る前に確かめる順番

ここまでの整理をもとに、検収の段階を表にまとめます。

検収は1段階で終わらせず、実際のアプリで開くところまで進めて、初めて意味を持ちます。

よくある質問

まとめ

AIに資料を作らせても、文章と表はほとんどそのまま使えます。作り直しになるのは、図解やイラスト、ロゴ、書体、ページ番号です。うちは15枚の資料の移植で2回差し戻され、1回目は書体の未埋め込み、2回目はイラストとロゴをAIに似せて描き直させたことが原因でした。変えたやり方は3つです。実際のアプリで開いて書き出した画像だけを検収の証拠にすること、文字は編集できる形で・絵は画像のまま渡すという分担を徹底すること、そして写真やイラストは描き直さず、元のデザインから切り出して使うことです。次に資料をAIに任せるときは、まずこの3つを自分の手順に当てはめてみてください。